長田会計事務所のテレワーク

緊急事態宣言が発令されて２週間が経ちました。皆様はいかがお過ごしでしょうか。
誰もが経験のない状況の中で、日々自分と周りで起こることを調整したり、これからのことを考えながら過ごしておられると思います。事務所では勉強会やお客様との対面の面談を控えながら、出勤せず決算・申告、月次業務を期限内に進めるために、テレワークやオンラインで面談できる体制を整えています。

先日お知らせしたとおり、弊所では4月2日より時差出勤、4月8日からテレワークもできるようにしました。緊急で準備期間もそれほどない中、「とりあえずできる仕事からデータ化してテレワークを始める」と決め、システム販売会社の方との打ち合せ、スケジュール調整、導入と急ピッチで進めていきました。この際「テレワーク助成金」の申請も行いました。

弊所が導入したテレワークシステムは、外部から事務所のサーバーにアクセスすることで事務所と同じ環境で仕事ができるというものです。でもそれは「サーバーにデータが保存されている」ことが前提です。紙の資料をファイルしていても対応できません。そのため、準備として必要な書類をスキャナーで読み込み、データとしてサーバーに保存していきました。足りないものは時差出勤しているものが追加していきます。弊所のファックスはＰＣファックスなので、各自のパソコンで送受信できます。これで自宅で税務会計業務ができるようになったのですが、とにかく動作が遅く、非常に使いにくいことがわかりました。調べてみると、外部と接続するルーターが古いことがわかり交換しました。他にもそれぞれの自宅のWi-Fiが遅かったり、サーバーに入れないなど、様々な課題が出てきます。ひとつひとつ解消しながら無事に4月締め切りの税務申告を終了し、ホッとしています。残る課題は電話です。現在、すべての電話を所長が対応しており、やはり負担がかかります。特に融資や給付金、助成金などのご相談も増えていますし、税務会計の対応はスタッフができるとスムーズです。スマートホンを子機にできるアプリもあるので、今後の検討事項です。

仕事はできる環境になりましたが、このままではコミュニケーションが不足することは明らかでした。弊所には4月に2年目を迎えたスタッフがいます。やっと税務会計業務を覚え、ひとりで取り組み始めたばかり。質問や相談ができない環境では行き詰まります。そこでグループウェアや、オンライン会議ツールを導入し、朝礼、3時の休憩、終礼と1日3回は顔を見て話すことにしました。
朝礼、終礼は仕事の予定や伝達事項を話す時間ですが、3時の休憩は飲み物とおやつを各自用意しておしゃべりします。オンラインで雑談できることで、仕事の話もしやすくなっているのではないかと思います。朝礼、終礼、3時の休憩は毎日なので少しずつ慣れてきましたが、定期ミーティングはそうもいきません。オンラインで行ってみたのですが、進行や書記、話すタイミングなど慣れることが必要ですし、資料や参加者への議事の事前通知などの事前準備がとても大切だと感じました。

所長とスタッフはこのように時差出勤やテレワークで仕事をしているのですが、インターンシップ生たちは休んでもらわざるをえません。3月末から4月に2名加わってくれたのですが、1名は3回ほどの出勤、1名は一度も出勤できない状況となっています。彼らに先輩たちとのつながりを感じてもらいたいと思い、事務所全体の連絡用に作っているＳＮＳグループで全員に自己紹介してもらいました。どんな人が働いているのか、少し伝わっていたらいいなと思います。